Тендер на оренду конференц-залу

Дата: 25 липня 2025 року

Запрошення до участі у процесі закупівлі: №RFP 2025-330
на укладання договорів про надання послуг оренди конференц-залу для учасників тренінгів, в межах реалізації проєкту
УВКБ ООН «Комплексна допомога у сфері захисту та житла для переміщених осіб, репатріантів та людей, які постраждали від війни" (код контракту 21141Y25M162685).

Дата та час закриття: 31 липня 2025 року – 12:00 год.

Передмова про ГО «Проліска»

ГО «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждали від збройного конфлікту в Україні.
Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.
1. Потреби
ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо надання послуг оренди конференц-залу та харчування з метою проведення тренінгів для працівників медичної сфери на тему «Універсальний тренінг з психічного здоров’я».

Лот 1. Послуги оренди конференц-зали для учасників тренінгів «Психологічна перша допомога - інновації, що працюють. Людино-орієнтований підхід у гуманітарній підтримці: шлях до ефективного діалогу.», в м. Полтава (з 07.08.2025 по 08.08.2025).

Специфікація послуги та вимоги.
Вимоги до локації проведення заходу:
• зручне географічне розташування: транспортна доступність в межах проведення укриття, або розташування в укритті;
• необхідний рівень технічного оснащення залу (відповідно до вимог Замовника);
• можливість конфігурації робочого простору (можливість перестановки стільців, столів, відокремлення зони кава-пауз та нетворкінгу);
• наявність технічного устаткування та обладнання (головний екран, радіомікрофони гарнітури, комутація (вся необхідна для забезпечення роботи звукового обладнання), аудіосистема для виведення звуку, ноутбуки з WiFi-доступом;
• наявність конференц-залу місткістю на максимальну кількість осіб 22 особи з гарним освітленням (наявність вікон) та системою кондиціювання;
• обов’язкова наявність наступних зон (приміщень): зона для кава-пауз та нетворкінгу; вхідної групи (для реєстрації);
• меблі з відповідною кількістю стільців з розрахунку на максимальну кількість 22 особи; можливість доставити стільці та столи (за потреби);
• наявність високошвидкісного інтернету (кабельний та Wі-Fі доступ) у всіх основних та допоміжних приміщеннях проведення заходу.
- наявність альтернативного джерела енергії – генератора, який регулярно використовується при відключенні електроенергії у для забезпечення безперебійного постачання електроенергії у день проведення заходу.

Оренда конференц-зали:
До послуг оренди-конференц зали входить:
• користування мультимедійним проектором, екраном, клікером, звуковою системою, ноутбуком, фліпчартом;
• підключення та налаштування обладнання (завершується до початку тренінгу);
• розташування обладнання та техніки відповідно до вимог Замовника;
• технічну підтримку роботи обладнання впродовж всього заходу, яка включає в себе: технічний супровід роботи мультимедійної техніки та звукового обладнання, світлового обладнання (для оснащення зали, оформлення кожної окремої зони та зони спікерів), допомогу у перемиканні слайдів, користуванні технікою, забезпечення оперативного вирішення технічних питань, забезпечення оперативного усунення технічних збоїв;
• консультування учасників по всім організаційним питанням;
• зачинення конференц зали і недопущення сторонніх людей коли всі учасники заходу залишили приміщення;
• підготовку зали до проведення заходу, розстановку стільців/столів та іншого обладнання;
• доставку необхідної кількісті стільців та столів за необхідністю;
• організацію наявності достатньої кількості конференц-менеджерів, техніків та інших представників Виконавця, на заході для контролю належного та своєчасного виконання замовлених послуг;
• організацію та координацію обслуговуючого та технічного персоналу, здійснює оперативне усунення виявлених недоліків;
• оперативне реагування на зауваження представників Замовника та учасників заходу та усунення всіх недоліків у разі їх виявлення.
• Вода бутильована для учасників тренінгів з розрахунку 1 пляшка води негазованої 0,5 на особу в день.
Документи до запрошення до участі у процесі закупівлі

Наступні додатки, які є невід’ємною частиною Запрошення до участі у процесі закупівлі ви знайдете за посиланнями нижче:
Запрошення https://surl.li/lhhpwl
Додаток А: Форма технічної пропозиції https://surl.li/vpfxyq
Додаток В: Форма фінансової пропозиції https://surl.li/gpxjhv
Додаток С: Реєстраційна форма постачальника https://surl.li/duppet
Кодекс поведінки постачальників https://surl.lt/zktyqw
Чекаємо на ваші пропозиції!
Дякуємо за увагу!
Дата закінчення: 31.07.2025

ГРОМАДСЬКА ОРГАНІЗАЦІЯ "ПРОЛІСКА"
с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43
Тел. 093 202 22 32
http://proliska.org

Для ответа в тендере необходимо зарегистрироваться и войти под своим кодом ЄДРПОУ